Thema: Management des Parallelbetriebs von Papier - und elektronischen Rechnungen

Wer ins E-Invoicing einsteigt, muss mit erhöhter Prozessheterogenität rechnen, denn nach wie vor werden im Tagesgeschäft Papierrechnungen anfallen. Damit die Umstellung und der Betrieb den organisatorischen und rechtlichen Anforderungen gerecht werden und dennoch effizient von statten gehen, sind geeignete Massnahmen zu treffen.

Wie Unternehmen dies organisieren und was die Rolle und der Inhalt der gesetzlich geforderten Verfahrensdokumentation sind, wurde an diesem swissDIGIN-Forum vermittelt.

Ralf Wölfle, Professor an der FHNW, konnte 72 Teilnehmerinnen und Teilnehmer begrüssen und führte durch den Nachmittag.

Den Anfang machte Christian Tanner, Professor an der FHNW und Leiter des swissDIGIN-Forums. Er erläuterte für die neuen Teilnehmenden die Funktionsweise des Forums, erklärte den swissDIGIN-Inhaltsstandard und präsentierte das Ergebnis des letzten Forums: die B2B-Netzwerkübersicht im E-Invoicing. Danach führte er ins Thema der Veranstaltung ein.

Stefan Lustenberger, Leiter des Buchungszentrums der Finanzverwaltung des Kantons Zürich, zeigte auf, wie er als interner Dienstleister verschiedene Rechnungseingangsprozesse anbietet und versucht, seine Kunden für den günstigsten Prozesse - das E-Invoicing - zu gewinnen.

Bettina Bussman, SAP Senior Business Analyst Finance bei Novartis Pharma Basel, gab einen Einblick in die komplexe Struktur der Rechnungseingangsverarbeitung, wo neben dem E-Invoicing die Papierrechnungen eingescannt und nach Rumänien zur Erfassung gesandt werden.

Max Bürgi, Leiter Informatik bei Otto Fischer AG, zeigte auf, dass es im Elektro-Handel die Lieferanten sind, die bei ihren Kunden, v.a. Elektroinstallateure, die E-Rechnung anpreisen. Über 50'000 Rechnungen werden elektronisch versandt, was aber lediglich 7% des gesamten Volumens ist. Der wöchentliche Druck und Versand des Grossteils der Rechnungen ist an einen Dienstleister ausgelagert.

René Eberhard, CEO von Keyon, liess das Publikum an seiner reichen Erfahrung im Verfassen von Verfahrensdokumentationen teilhaben. Er machte deutlich, dass auch die beste Dokumentation einen fehlenden oder falschen Beleg nicht "heilen" kann. Deshalb sei ein grosses Augenmerk auf klar definierte Prüfprozesse und die Sensibilisierung der Mitarbeitenden zu legen.

Die FHNW wird im Auftrag des swissDIGIN-Forums und unterstützt durch Keyon eine Vorlage für eine Verfahrensdokumentation erarbeiten und Anfang September 2009 zum kostenlosen Download publizieren.

Beiträge / Präsentationen			Referierende	Unterlagen
Aktuelles zu swissDIGIN und Einführung ins Thema			Christian Tanner, FHNW
Case 1 Rechnungsempfänger: Vom Scannung zum E-Invoicing in der Verwaltung			Stefan Lustenberger, Kanton Zürich
Case 2 Rechnungsempfänger: Die Kombination von E-Invoicing und Offshoring			Bettina Bussmann, Novartis Pharma Basel
Case 3 Rechnungssteller: E-Invoicing in die Organistion integrieren			Max Bürgi, Otto Fischer AG
Referat: Verfahrensdokumentation - Anspruch und pragmatischer Realität			René Eberhard, Keyon

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Für Informationen steht Ihnen Prof. Christian Tanner (Leitung swissDIGIN-Forum) zur Verfügung.
E-Mail: info@swissdigin.ch