swissDIGIN-Forum: Rückblick auf die Veranstaltung vom 21. November 2012

Erfolgsfaktoren für E-Invoicing-Projekte & Open Conference

Von verschiedenen Seiten ist zu vernehmen, dass die Zahl der E-Invoicing-Projekte am Steigen ist. Auch eine kürzlich veröffentlichte Marktstudie über den IT-Einsatz in der Beschaffung in Schweizer Grossunternehmen dokumentiert, dass E-Invoicing ein bedeutendes Zukunftsthema in den Einkaufsorganisationen ist. Dies wurde zum Anlass genommen am Forum die Erfolgsfaktoren für E-Invoicing-Projekte zu beleuchten. Die Eidgenössische Finanzverwaltung hat innert kürzester Zeit zahlreiche E-Invoicing-Projekte in Verwaltungseinheiten durchgeführt. Die beiden Projektleiter für Rechnungsstellung und Rechnungsempfang präsentierten ihr Vorgehen und hoben die festgestellten Erfolgsfaktoren und Stolpersteine hervor. Zudem wurden unter den Teilnehmenden die selbst erfahrenen Erfolgsfaktoren gesammelt und sollen in konsolidierter Form der Öffentlichkeit kostenlos bereitgestellt werden.
Im Rahmen einer "Open Conference" wurden in Gruppen von Interessierten ausgewählte Themen und Fragen untereinander diskutiert, Erkenntnisse zusammengetragen und kurz im Plenum vorgestellt.

Christian Tanner und Ralf Wölfle, FHNW, konnten gegen 60 Teilnehmende zum 15. swissDIGIN-Forum begrüssen.

Christian Tanner stellte die laufenden und vergangenen Aktivitäten des swissDIGIN-Forums vor und hob dabei die Ergebnisse der kürzlich erschienenen Publikation "Der E-Invoicing Business Case" sowie der Marktstudie "IT-Einsatz in der Beschaffung" hervor. Die Publikationen sind kostenlos erhältlich.

Michael Gerber, Projektleiter "E-Billing Out" der Eidgenössischen Bundesverwaltung, berichtete von den gesammelten Erfahrungen aus der Umsetzung von den E-Invoicing-Projekten in den Verwaltungseinheiten des Bundes in der Rolle als Rechnungssteller. Die Umsetzung ist im Plan und bis Ende Jahr sollten alle 80 Verwaltungseinheiten befähigt sein, elektronisch Rechnung zu stellen. Wichtige Erfolgsfaktoren dabei waren eine klare Weisung, die Nähe zu den Anwendern und ein klares Vorgehen von der Referenzlösung, über die Pilotierung bis zum eigentlichen Roll-out.

Marcel Mader, Projektleiter "E-Billing In" der Eidgenössischen Bundesverwaltung, erläuterte seine Erfahrungen von den E-Invoicing-Projekten in den Verwaltungseinheiten des Bundes in der Rolle als Rechnungsempfänger. Die Lösung besteht aus den drei Komponenten: elektronischer Rechnungsempfang, Eingangsplattform für Scanning von Papierrechnungen und elektronischer Kreditoren-Workflow. Auch für diesem Prozess sollten alle Verwaltungseinheiten in den nächsten Wochen befähigt sein. Der Anteil von eingehenden E-Rechnungen beträgt bei den umgestellten Einheiten aktuell zwischen 5 und 17 % am Gesamtaufkommen von Rechnungen. Wichtige Erfolgsfaktoren sind aus seiner Sicht die Zentralisierung des Rechnungseingangs, der frühe Einbezug der Betroffenen, die Bereitstellung von Unterlagen und Vorlagen sowie ein gestaffeltes, standardisiertes Vorgehen im Roll-out.

Anschliessend an die Referate wurden die Teilnehmenden des swissDIGIN-Forums aufgefordert, ihre Erfolgsfaktoren für E-Invoicing-Projekte zu notieren. Die konsolidierte Sammlung von Erfolgsfaktoren wird der Öffentlichkeit kostenlos zur Verfügung gestellt (siehe unten).

Im zweiten Teil der Veranstaltung fanden im Rahmen einer Open Conference Gruppendiskussionen zu den Themen Bezugsnebenkosten, Business-Softwareanbieter, elektonischer Workflow für Rechnungen ohne Bestellbezug, internationale E-Invoicing-Projekte, Interoperabilität, Preismodelle von Service Provider und Umsetzung von E-Invocing-Projekten mit SAP, statt. Die Ergebnisse wurden zum Abschluss im Plenum präsentiert und bilden eine wertvolle Grundlage für die künftige inhaltliche Ausrichtung des swissDIGIN-Forums und Inhaltsdiskussionen im Partnerkreis.