swissDIGIN-Forum: Rückblick auf Veranstaltung vom 19. Juni 2013

Regeln zur Automatisierung von E-Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung

Zuordnung und Kontrolle von Rechnungen, für die in der betriebswirtschaftlichen Software eine Bestellung angelegt und ein Wareneingang verbucht wurden, erfolgen heute meist automatisiert. Bei E-Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung hingegen ist zu klären, wie die Zuordnung in den richtigen Prüf-, Freigabe- und Verbuchungsprozess erfolgen soll und mit welchen Regeln sich eine weitgehende Automatisierung erreichen lässt. Entscheidend dabei ist, auf Basis welcher Informationen die Zuordnungen und Regeln definiert werden. Am swissDIGIN-Forum vom 19. Juni 2013 stellten der Kanton Basel-Stadt, Herzog Küchen AG und die Schweizerische Post ihre E-Invoicing-Lösungen für Rechnungen ohne Bestellbezug und die zugrunde liegenden Verarbeitungsregeln vor. Aus dem Teilnehmerkreis wurden weitere Beispiele von Regeln gesammelt.

Christian Tanner und Ralf Wölfle, FHNW, konnten rund 60 Teilnehmende zum 16. swissDIGIN-Forum begrüssen, darunter zwei neue swissDIGIN-Partner (Herzog Küchen und Richner/BR Bauhandel) sowie zehn weitere neu teilnehmende Organisationen.

Christian Tanner stellte die laufenden und vergangenen swissDIGIN-Aktivitäten vor, hervorzuheben sind die neu erschienene Version 3.1 des swissDIGIN-Inhaltsstandards sowie die aktualisierte B2B-Netzwerkübersicht. Gleichzeitig konnte er mit Freude vermelden, dass die längst geforderte Interoperapilität zwischen den Netzwerken von SIX Payment Services (Paynet) und Swisscom IT Services (Conextrade) nun operativ ist. Er gab bekannt, dass das E-Invoicing-Teilnehmer-Verzeichnis in den nächsten Wochen im Internet aufgeschaltet werden wird. Anschliessend führte er ins Thema ein und verwies auf die Bedeutung von Referenzinformationen für die Automatisierung und zeigte auf, welche Inhalte im swissDIGIN-Standard dafür vorgesehen sind.

Gerald Rauber, Finanzverwaltung Kanton Basel Stadt, zeigte auf, wie die Finanzverwaltung aufrund von Objekt- und Vertragsnummern, die von den Rechnungsstellern vergeben werden, Zuordnungen bewirtschaften, die die automatisierte Kostenzuordnung und Verbuchung definieren und den Online-Prüf- und Freigabeprozess anstossen. Dadurch konnte beispielsweise die Durchlaufzeit der elektronischen gegenüber der Papierrechnungen der Gebäudeversicherung von sechszig auf fünf Tage verkürzt werden.

Raphael Herzog, Herzog Küchen, berichtete wie man auch als Küchenbauer mit etwa 180 Personen vom elektronischen Rechnungsempfang profitieren kann. Schon über dreissig Prozent der Lieferantenrechnungen werden automatisiert der Kommissionsnummer zugeordnet und dem jeweiligen Projektverantwortlichen elektronisch zur Prüfung vorgelegt. Die Verbuchung auf das Sachkonto wird durch die Warengruppen-Codes des Lieferanten gesteuert. Dank des elektronischen Prozesses konnten grosse Zeiteinsparungen erzielt , Skonti beansprucht und die Seriennummern von Geräten aus den Rechnungen für mögliche Kundendienstfälle extrahiert werden.

Andreas Pascale, Die Schweizerische Post, präsentierte eine Vielzahl von Varianten, wie im Konzern Zuordnungsregeln definiert und gepflegt werden, die es erlauben, Rechnungen ohne Bestellbezug unterschiedlichster Lieferanten weitgehend automatisiert vorzubuchen und den verantwortlichen Stellen elektronisch zur Prüfung und Freigabe zuzustellen.

Alle drei Referenten strichen heraus, wie wichtig es sei, auf semantisch klar definierte Standards setzen zu können, damit Inhalte gleich interpretiert und in den Lösungen korrekt umgesetzt werden. Abschliessend konnte Christian Tanner als Leiter des swissDIGIN-Forums feststellen, dass das Plenum fast einstimmig die "Bestellreferenz des Käufers" als zentralen Anknüpfungspunkt für das Anstossen des Rechnungsverarbeitungsprozesses (mit oder ohne Systembestellung) beim Rechnungsempfänger im swissDIGIN-Standard befürwortet. Weitgehende Einigkeit herrscht auch, dass Kontierungsinformationen vom Rechnungssteller nur in Ausnahmefällen als solche festzuhalten und zu übermitteln sind.

In Ergänzung zu den präsentierten Fallbeispielen wurden noch Zuordnungs- und Kontrollregeln aus dem Publikum gesammelt, um bei der Formulierung von Empfehlungen auf möglichst viele Beispiele zurückgreifen zu können.