swissDIGIN-Forum: Rückblick auf die Veranstaltung vom 18. November 2015

PDF-Rechnungen - Fluch oder Segen?

Sollte die Zustellung von PDF-Rechnungen gefördert werden? Signiert oder unsigniert? Dient das dem E-Invoicing zum Durchbruch? Wo lauern Gefahren? Was sind die Vorteile? Diese und weitere Fragen wurden im Rahmen des swissDIGIN-Forums vom 18. November 2015 behandelt.  Fakt ist, dass die Zustellung von PDF-Rechnungen an Geschäftskunden bisher in der Schweiz einen geringeren Stellenwert hat als in Deutschland und einigen weiteren EU-Staaten.

Argumente dafür gibt es: Der Einstieg ins E-Invoicing wird für Lieferanten stark vereinfacht und dadurch wird die Bereitschaft, auf E-Invoicing umzustellen speziell in KMU gefördert.

 

Christian Tanner und Ralf Wölfle, FHNW, konnten über 80 Teilnehmende zum swissDIGIN-Forum begrüssen, darunter einen neuen swissDIGIN-Partner: Crossinx. Die UBS AG wurde als Partnerin der erste Stunde verabschiedet und ihr langjähriges Engagement verdankt.

Simon Zbinden, Eidgenössische Finanzverwaltung EFV, Walter Hagmann, Billexco, sowie Marc Stehli, Siemens Schweiz, als Lieferant des Bundes, zeigten auf, weshalb die Bereitstellung von signierten PDF-Rechnungen über Billexco für Lieferanten wie auch für den Bund eine akzeptable Lösung ist. Der Upload von PDF-Rechnungen auf das Portal lässt sich schnell und unbürokratisch umsetzen, ist günstig und bietet dem Empfänger Gewähr dafür, dass die PDF-Rechnungen signiert und kontrolliert in den internen Rechnungseingangsverarbeitungsprozess inklusive Archivierung einfliessen können.

Daniel Kohler, io-market, präsentierte zwei Möglichkeiten mittels derer trotz PDF-Rechnungstellung dem Rechnungsempfänger einfach strukturierte Daten bereitgestellt werden können, damit dieser Rechnung effizienter verarbeiten kann. Mittels der PDF2XML-Lösung werden die Rechnungsdaten aus dem PDF ausgelesen, deren Qualität geprüft und als XML-Datei bereitgestellt. Eine elegantere Variante zu strukturierten XML-Daten zu kommen, ist der Einsatz einer metacodierten PDF-Datei. Hier werden die Inhalte der Rechnung im PDF zusätzlich in strukturierter Form gespeichert und können dann in das gewünschte Zielformat konvertiert werden. Auch diese Lösungen lassen sich vollständig online einrichten, erfordern kein grosses Projekt und sind kostengünstig. 

Bernd Wild, intarsys / FeRD, berichtete über die Entwicklung der elektronischen Rechnungstellung in Deutschland. Während lange Jahre es nur möglich war Rechnungen mittels striktem EDI oder Papier zu stellen, liess das Signaturgesetz ab 2001 neu die E-Rechnung mit qualifizierter digitaler Signatur zu. Es dauerte einige Zeit bis dies vom Markt aufgenommen wurde. In der Folge der europäischen Gleichstellung von elektronischer und Papier-Rechnung im 2010 und deren Umsetzung in den Mitgliedstaaten ist es in Deutschland seit 2012 möglich, unsignierte Rechnungen zu versenden. Voraussetzung dafür sind interne Geschäftskontrollen, die den korrekten Prüfpfad eines Geschäftsfalls sicherstellen. Dies führte zu einem markanten Anstieg der PDF-Rechnungen. Weil diese bei grossen Rechnungsempfängern auf wenig Gegenliebe stösst, wurde mit dem ZUGFeRD-Standard eine Hybrid-Lösung geschaffen, in der in der PDF-Datei neben der PDF-Rechnung auch noch die Daten im XML-Format enthalten sind. 

Christian Tanner informierte das Forum in Anwesenheit von Vertretern der ESTV, dass der Grundsatz der Beweismittelfreiheit im geltenden Mehrwertsteuergesetz inzwischen konsequent umgesetzt werde. Das heisst, dass die Steuerbehörde die Beweismittel nicht einschränken könne. Auch wenn in Artikel 3 der ElDI-V formuliert sei, dass die Beweiskraft der elektronischen Daten durch eine fortgeschrittene digitale Sigatur sichergestellt werden könne, sei es heute den Steuerpflichtige offen, einen steuermindernden Tatbestand, wie es der Vorsteuerabzug sei den man mit einer Rechnung belege, auch anderweitig zu beweisen. Es sei also möglich auf die digitale Signatur einer Rechnung zu verzichten; man müsse sich jedoch bewusst sein, dass dadurch der Ordnungsmässigkeit der Buchführung und der Dokumentation des Geschäfts eine noch höhere Bedeutung zukomme, zumal weiterhin der Leistungs-/Warenbezug sowie der Ursprung und die Unverändertheit von Belegen eines Geschäftfalls nachgewiesen werden muss. Marcel Niederberger von der ESTV wies darauf hin, dass angesichts der geltenden Grundsätze nicht erwartet werden dürfe, dass von ihrer Seite Konkretisierungen zu erwarten sind, zumal solche die Beweismittelfreiheit einschränken würde.  

Im Plenum Pro- und Contra-Begründungen sowie Rahmenbedingungen zum Einsatz von PDF-Rechnungen gesammelt. Auf dieser Grundlage wird das swissDIGIN-Forum im kommenden Jahr Empfehlungen dazu formulieren, in welchen Anwendungsfällen welche Lösungen angebracht sind.

Zum Schluss wurden noch die Ergebnisse des Zukunftsworkshops vom 17. Juni 2015 präsentiert sowie welche Massnahmen und Aktivitäten von den swissDIGIN-Partnern daraus abgeleitet wurden. Vier Partner informierten über den Stand der Arbeit in ihren Arbeitsgruppen.

Detailliertere Informationen können Sie der Präsentation "swissDIGIN-Forum: PDF-Rechnungen - Fluch oder Segen?" entnehmen.