swissDIGIN-Forum: Rückblick auf die Veranstaltung vom 15. Juni 2016

Projektentwicklung im E-Invoicing - Effizient vom Entscheid zur Umsetzung

Erfolgreiche, effiziente Projekte zur Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung sind ein wichtiger Grundpfeiler für die Verbreitung und den Durchbruch von E-Invoicing.

An praktischen Beispielen wurden im swissDIGIN-Forum die Stolperfallen und die Erfolgsfaktoren für erfolgreiche, effiziente Projekte zur Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung vorgestellt, um sie interessierten künftigen Projektverantwortlichen bereitzustellen.

Christian Tanner eröffnete die Veranstaltung mit einem kurzen Überblick der jüngsten Aktivitäten im swissDIGIN-Forum und präsentierte die Entwicklung des E-Invoicing im 2015 anhand der nationalen E-Invoicing-Statistik. Aus seiner langjährigen Erfahrung mit E-Invoicing-Projekten lässt sich feststellen, dass den Projektleitenden oft die nötigen Informationen und das spezifische Know-how fehlen, um ein E-Invoicing-Projekt effizient und erfolgreich auf- und durchzuziehen. Dies führe zu Verzögerungen und behindere dadurch auch den Durchbruch von E-Invoicing. Er schlug einen Projektablauf vor, an dem sich künftige Projektleitende orientieren können.

Peter Ammann, Elektro-Material, vertiefte das Thema in seiner Präsentation aus der Sicht eines Rechnungsempfängers. „Lieferanten überzeugen und einbinden“ ist ein Schlüssel zum Erfolg im Projekt von Elektro-Material. Innerhalb komplexer interner Strukturen, die durch viele regionale Besonderheiten der einzelnen Niederlassungen geprägt sind, hat das Unternehmen durch sorgfältige Evaluation und enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern den Pilotbetrieb aufgenommen. Die Hindernisse auf diesem Weg wurden ebenfalls thematisiert, damit andere Teilnehmende von diesen Erfahrungen profitieren können.

Jörg Ilg, CRH/ BR-Bauhandel, berichtete über ein E-Invoicing-Projekt aus der Sicht eines Rechnungsstellers. BR-Bauhandel stieg 2011 als Rechnungsempfänger ins E-Invoicing ein und wickelt heute etwa  50% der Lieferantenrechnungen elektronisch ab. Als Rechnungssteller will man heute durch die elektronische Rechnung die hohen Debitorenbestände reduzieren und den Kunden eine effiziente Rechnungsabwicklung ermöglichen. Klare Verantwortlichkeiten und die gute Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern, sowie vorausschauende Planung von Prozessen und möglichen Sonderfällen waren wichtige Erfolgsfaktoren. Die Pilotkunden wurden strategisch ausgewählt und dabei bewusst E-Invoicing Pioniere identifiziert, die aus Kundenperspektive aktiv mitgewirkt haben.

Olivier Ferilli, Swisscom, komplettierte die Rundum-Betrachtung aus der Sicht eines Service Providers. Gemeinsam mit verschiedenen Firmen hat er an E-Invoicing-Projekten gearbeitet und bot eine Übersicht der gesammelten Erfahrungen und prominenten Stolpersteine. Kernpunkte des Vortrags waren die teils mangelnde Projektplanung durch fehlendes Know-how, der überwiegende Fokus auf IT-Aspekten und dazu mangelnde Einbeziehung der Fachabteilung. Auch der Aufwand für professionelles Change-Management, der mit der Digitalisierung von Rechnungen einhergeht, wird oft unterschätzt.

Im zweiten Teil der Veranstaltung wurden in Gruppen von Rechnungsempfängern, Rechnungsstellern und Service Providern separat Fragen und Empfehlungen für die einzelnen Phasen in der Umsetzung eines E-Invoicing-Projekts diskutiert und die Ergebnisse im Plenum vorgestellt. Mit den gesammelten Informationen wird das swissDIGIN-Forum einen Leitfaden für Projektleitende zusammenstellen.

Zum Abschluss informierte Christian Tanner über die laufenden Gespräche mit Partnern für potentielle Verbandspartnerschaften und den Stand der angestrebten Ausbreitung des swissDIGIN-Forums in die französisch- und italienischsprachige Schweiz. Ebenfalls ist eine Neugestaltung der Webseite aufgegleist worden, um die hochwertigen Inhalte demnächst auch für den mobilen Zugriff zu optimieren.

Detaillierte Informationen können Sie den untenstehenden Präsentationsdokumenten entnehmen.